Costituire e organizzare una corporation americana

Considerazioni iniziali

Quando si costituisce una società americana, il primo passo è decidere la forma societaria piu` adatta alle vostre esigenze (ad esempio, corporation o limited liability company). La scelta dipende in larga parte da considerazioni relative a governance, responsabilità e regime fiscale.

La Corporation rappresenta la forma societaria piu` comune per soggetti giuridici che intendono:

• avere una struttura di gestione formale e articolata su piu livelli
• quotarsi in borsa
• beneficiare della responsabilita` limitata
• avere un’esistenza perpetua

Di seguito è riportato un elenco di questioni chiave da decidere in vista della costituzione una corporation negli Stati Uniti d’America.

Stato di costituzione della Corporation americana

Prima di costituire una società, e` necessario stabilire in quale stato incorporare. Le società sono regolate dalle leggi dello stato di costituzione, mai da leggi federali. La Delaware General Corporation Law (DGCL) (DGCL §§ 101 e segg.), ad esempio, disciplina l’organizzazione e gli affari interni delle società costituite in Delaware e include, tra le altre, disposizioni riguardanti:

• La procedura di costituzione
• I doveri fiduciari degli amministratori e funzionari della società
• I Diritti degli azionisti
• L’importo delle franchise tax.
• Fusioni, conversioni e vendite di assets

I motivi più comuni per costituire una società in Delaware sono:

• franchise tax molto contenuta
• semplicità del procedimento di costituzione e uso dei servizi online.
• disciplina di legge molto avanzata
• tribunali altamente specializzati in controversie di diritto societario e molto rapidi nel decidere
• leggi e decisioni molto favorevoli alle imprese.

Pur essendo il Delaware lo stato più popolare per la costituzione di una società americana, non è ovviamente l’unico. La regola generale, in realtà, è che una società debba essere incorporata nello stato americano in cui principalmente conduce il proprio business. Tuttavia, vi sono situazioni in cui la scelta del Delaware diventa quasi obbligata. Non è un caso, infatti, che la stragrande maggioranza delle Fortune 500 corporations siano costituite in Delaware. Per maggiori dettagli sui casi in cui la costituzione in Delaware è consigliata, si legga il nostro articolo qui.

Inoltre, spesso si sente dire che il Delaware sarebbe incluso nella black list dei paradisi fiscali off-shore e dunque non sia visto di buon occhio dalle autorità fiscali straniere. Ci teniamo a chiarire che questa informazione è completamente erronea. Il Delaware fa parte degli Stati Uniti e pertanto anche le società costituite in Delaware sono soggette, come tutte le altre, alle tasse federali americane, che rappresentano almeno il 90% della pressione fiscale complessiva. L’unica differenza è che il Delaware non applica tasse statali sul reddito di impresa, ma questo accade anche in altri stati, come ad esempio il Wyoming, New Mexico, Nevada. La Florida, d’altra parte, non impone tasse statali sul reddito delle persone fisiche, ma questo non ne fa uno stato off-shore o incluso nella black list.

Regime fiscale: C-Corporation vs S-Corporation

La classificazione C-Corp / S-Corp riguarda unicamente il regime fiscale adottato da una determinata corporation americana. Il procedimento di costituzione della società rimane lo stesso e il regime fiscale applicato di default è quello dalla C-Corp, a meno che, dopo la costituzione, non si scelga il regime S-Corp.

La C-Corp viene tassata su due livelli: 1) a livello aziendale in base al corporate income prodotto (attualmente aliquota fissa al 21%); 2) a livello dei soci quando gli utili sono distribuiti come dividendi o in altre forme.

Questa doppia imposizione può essere evitata scegliendo il regime di S-Corp, che è un regime “pass-through” sul tipo della limited liability company. In sostanza, una corporation tassata come S-Corp non paga imposte a livello di persona giuridica, mentre i profitti e le perdite della società vengono riportati direttamente nelle dichiarazioni dei redditi personali dei soci, indipendentemente dal fatto che vi sia o meno una distribuzione degli utili. Per un’analisi più approfondita delle differenze tra corporations e pass-through entities (S-Corp e Limited Liability Companies) si legga il nostro articolo qui.

Tuttavia, questa classificazione potrebbe non essere sempre disponibile poiché esistono restrizioni sul numero e sul tipo degli azionisti e sulla loro residenza . La limitazione che piu interessa qui è il fatto che soci non fiscalmente residenti negli USA non possono far parte di una S-Corp. Ciò rende la S-Corp difficilmente accessibile a corporations con azionariato straniero.

Nome della società

Prima di effettuare la costituzione è necessario decidere il nome della società americana. Ciascuno stato ha regole e limitazioni diverse riguardo alla denominazione sociale. Inoltre, non è possibile usare un nome già usato da altre società,  pertanto la prima cosa sarà verificare se un certo nome è disponibile. Ciò non ha nulla a che vedere con l’uso del trademark.

Atto costitutivo

L’atto costitutivo è il principale documento della società ed è depositato presso il Secretary of State dello stato di costituzione. E’ bene ricordare che negli Stati Uniti solo l’atto costitutivo e le sue modifiche vengono depositati e resi pubblici, mentre tutto il resto dei documenti sono conservati presso gli uffici della società (o presso il legale o commercialista di riferimento) e vengono forniti a terzi solo in caso di audit fiscale o in caso di azione giudiziaria. Negli Stati Uniti non esiste un registro pubblico delle imprese come quello tenuto in altri paesi presso le Camere di Commercio o enti simili.

Quasi tutti gli stati americani consentono il deposito dell’atto costitutivo per via telematica e la conferma della costituzione della società viene ricevuta nel giro di poche ore. Paradossalmente in Delaware il deposito online è consentito, ma la conferma e la ricevuta tornano indietro in forma cartacea per posta ordinaria. Se non si sceglie un procedimento urgente (a pagamento, ovviamente), si può ricevere la conferma cartacea anche dopo 15 giorni (sebbene la società sia già operativa a tutti gli effetti anche in precedenza).

Statuto (Bylaws)

Lo statuto, o bylaws, stabilisce le regole che governano la società, ma è di importanza secondaria rispetto all’atto costitutivo. In caso di conflitto tra l’atto costitutivo e lo statuto, prevale il primo. Le aree tipicamente coperte dallo statuto includono le procedure di voto dell’assemblea degli azionisti e dei directors, la responsabilità e i doveri di certi funzionari, l’emissione e il trasferimento dei certificati azionari. Di solito il Board of Directors (che corrisponde al CDA italiano) può modificare lo statuto in via autonoma, sebbene tale potere spesso sia soggetto ad autorizzazione preventiva dei soci.

Azione organizzativa dell’Incorporator e prima riunione del Board of Directors

Immediatamente dopo il deposito dell’atto costitutivo, l’incorporator (ovvero la persona che mette la firma sull’atto costitutivo al momento del deposito) tramite una delibera formale adotta lo statuto, nomina i directors, e prende altre decisioni vitali affinché la società possa iniziare ad operare, quali l’elezione degli officers (CEO, Tesoriere, Vice Presidents, Segretario), l’apertura di conti bancari, l’emissione di azioni e l’approvazione del sigillo aziendale. La legge del Delaware consente a una società di nominare il proprio consiglio di amministrazione iniziale anche direttamente nell’atto costitutivo.

Emissione di azioni

La società emette azioni in favore dei soci alla prima assemblea, o con il consenso scritto unanime del board of directors in epoca successiva. In genere, ogni socio stipula un contratto di sottoscrizione delle azioni che stabilisce i termini di pagamento e varie altre pattuizioni.

Il certificato azionario, compilato generalmente dal Segretario, deve essere controfirmato in originale da due officers (di solito il presidente e il segretario). Ciascun certificato azionario emesso deve essere registrato nel libro mastro delle azioni (Stock Ledger).

L’emissione di azioni deve essere conforme alle leggi federali e statali sui titoli di credito. Se ci sono solo pochi soci e le azioni vengono emesse direttamente in favore di questi ultimi, l’emissione qualifica in genere per un’esenzione dalla registrazione ai sensi delle leggi federali sui titoli. Se le azioni, invece, vengono offerte al pubblico, la società deve determinare se gli azionisti sono investitori accreditati o rientrano in altre esenzioni. In assenza di esenzioni, i titoli azionari devono essere emessi osservando le regole e procedure imposte dalla SEC (Securities and Exchange Commission).

Patti parasociali

Sebbene non sia richiesto, gli azion a volte stipulano accordi tra loro al momento della formazione per stabilire determinati diritti e obblighi, come il diritto di voto, le restrizioni al trasferimento delle azioni ecc. (c.d. patti parasociali, negli Stati Uniti denominati “shareholders agreements”).

Ottenere firme e consegnare documenti

È fondamentale ottenere tutte le firme necessarie e datare i documenti sociali in modo che siano legalmente vincolanti. È utile archiviare copie di tutti i documenti nel libro dei verbali della società in modo che la società possa dimostrare di aver osservato tutte le formalità necessarie.

Adempimenti post-costituzione

Una volta che la società è stata costituita e gli amministratori e i funzionari sono stati eletti, la società deve fare quanto segue prima di poter essere operativa:

1. Ottenere autorizzazione a fare business in altri stati americani: Se la società farà business in altri stati USA diversi da quello di costituzione, deve essere registrata anche in detti stati. Ciò che determina questa necessità è il cosiddetto “nexus”. Ogni stato USA stabilisce requisiti diversi affinchè il nexus si consideri esistente. Generalmente, ad esempio, l’apertura di un ufficio o l’assuzione di dipendenti in certi determinati stati integra il nexus.
2. Ottenere l’Employer Identification Number (EIN): la società deve richiedere l’EIN presso l’agenzia fiscale americana (Internal Revenue Service – IRS). L’EIN è necessario ai fini della dichiarazione dei redditi ed in genere per identificare la società. E’ inoltre necessario prima che una società possa effettuare transazioni commerciali, come l’apertura del conto corrente bancario. Una società può richiedere l’EIN online direttamente sul sito web dell’Internal Revenue Service.
3. Ottenere licenze e permessi: la società deve richiedere tutte le licenze o i permessi necessari per svolgere la propria attività, qualora un permesso o una licenza siano richiesti dal tipo di attività svolta.

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